在合同有關主體嚴重拖欠合同款時，企業往往會委托律師起草律師函，要求對方支付欠款，并提示對方如仍不按期歸還的，企業將提起訴訟。
上述合同的欠款情況，往往是不需要辦理結算、約定貨款兩清的合同，或者是已經辦理完畢結算的合同欠款。如果對方不按照約定履行合同，企業可以馬上提起訴訟或者中止履行合同。
而鋼結構制作或者安裝的合同款支付，往往是在合同履約節點的前后，或者分時間段按累計工程量計算和支付工程款。這樣，在加工構件或者安裝工程未做總結算之前，會在很長一個時間段內，合同款的支付是以工程實際進度，或者按照單位時間段內（如月、周）的制作、安裝構件量來計算，企業催討該時間段的欠款，不但要考慮企業本身利益的維護，還要考慮與對方在合同履行期間的合作關系。而且，在整個工程未作結算之前，如果擅自提起訴訟，那么受損失的必然是提起訴訟的企業，因為訴訟中斷了合同履行。而且后續的合同款項，在合同中止的狀態下，也必然成為不可能實現的目標。所以，企業催討進度款的內容和形式，也要不同于律師函。概括地說，既要達到敦促甲方付款的目的，又不能破壞雙方的友好合作。一份好的催款公函的寫作，應該做到有理、有利、有節，甚至令對方看后感到比較舒服。那種動輒以訴訟、中止履行合同來要挾的催款函，不是好的公文寫作。
下面就略為詳細地介紹一下催款公函的寫作技巧。
一、抬頭及文綴
公文的抬頭一定要用大號字體標明企業的名稱，并標明公函的字樣。可用word中頁眉的設置來設定。公文抬頭下方，需設定橫線或者雙橫線，與主文分開。在橫線的上方，還要用小號字體標明文號和函件名稱。例如有關廊坊某公司的催款函可用“2007第？？號廊坊進度款催字第號函”，可根據企業歸檔的編號來設置，也可根據行文的需要來編制。
而文綴是在正文結束后，在尾頁下方用橫線等標明的、關于正文的標注和補充說明。一般來說，有主題詞、簽發人、主送單位、抄送單位、打字校對、送達的說明等等內容。主題詞是關于函件內容的簡要標識，如有關廊坊某工程第三季度的進度款催告函寫好后，可在主題詞部分標明“廊坊三季度 催款”的字樣。簽發人一般是工程項目負責人或者公司有關高級管理人員，不宜將不合身份的無關人員寫作簽發人。主送單位一般為送達的企業。抄送單位一般可將與合同有關的部門予以列明，如總經辦、市場部、合約部、工程部、財務部等，必要時可將監理或者甲方列入，目的是說明此函有很大影響，已經引起許多部門的重視。關于送達，應標明“本函件以傳真或者掛號信方式送達，一經發出，即視為貴司已經收悉”，目的在于防止有關企業故意裝作不知情，拖延付款。而在實際送達時，最好以ems形式郵寄發出，在網上查到妥投結果后再打印出來備用。
二、標題及敬語
公文除了開始時對方企業的稱謂加冒號外，還應該在正文之前有正式的標題，以“關于……的函”為標題的結構。例如，甲方拖欠進度款已經三個月，我方要求對方支付二季度的進度款，標題則宜寫為“關于提請貴司支付某某工程某某年第二季度進度款的催告函”。
敬語是公函中非常重要的內容，惡劣的公文催告函往往在該方面顯得缺乏教養、動輒恐嚇威脅，這樣往往會引起對方逆反心理，事倍功半。關于發給公司負責人的敬語，可寫為“某某公司某某總經理（或董事長）臺鑒”，然后展開正文。在文章結尾后，應加上順頌商祺、順頌秋安（冬安）、祝貴司大廈日成、祝您身體健康等待敬語。在函件中間，敬語則主要表現為不使用威脅性的語言，如請貴司如何如何，否則我司將如何如何。多用“請”、“貴司”、“提請”等客套語言。
三、公文正文的寫作。
寫作公文正文之前，需要對合同約定、工程的進度、工程款的實際支付情況、雙方的洽商等做認真的調查，不僅要聆聽有關項目經理的陳述，更要仔細查看相關的工程文件，這樣在寫作時才能做到有理有利，揚長避短。
例如我公司進場時間推遲了兩天，但甲方以此為由拖延支付進場款。此時，一方面要正視進場滯后的情況，另一方面還要找找進場推遲的原因，例如有沒有甲方場地基礎交接的問題、三通的問題、洽商的問題造成了進場推遲，如果存在這方面問題，則有必要在正文中予以說明。
首先，正文開始寫明工程的進展情況及雙方的合作，要將雙方合作與進展的關系歸功于甲方的關心和指導，這種寫法，也是屬于傳統信函中的寒暄、客套。
然后，就進度款的支付問題，對貴司做如下的說明。首先，按照我司與貴司簽訂的合同第幾條第幾項，貴司應在什么時候支付多少款，但是，貴司現在只支付了多少款，其余款項貴司以什么原因至今拒絕支付給我司。
關于對方提出的理由和欠款的情況，應根據合同、工程進度、雙方洽商、現場情況等做具體分析，說明我方合理的方面，指出對方不妥的方面，但要委婉地提出，例如不能用“貴司的這種做法是極其錯誤的”、“我司對貴司這種言而無信的做法感到非常憤慨”等敵對性的語言，對甲方不合理的行為，只需陳述合同約定事實及對方履約事實即可，不必展開進行評論。
表明我方態度：這個內容很容易寫成威脅性的語言或者單方定性的語言，應極力予以避免。既要維護本公司的利益，又要照顧對方與我方的合作關系，還要對工程問題說清楚，這要求法律顧問對工程問題的處理要有處世的周到態度。
最后，是對方及時支付款項的希望，如果進度款的支付已經影響到原材料和加工的，可使用“綿里藏針”的策略，與甲方進行周旋：例如要表達對方如果不付款，我方將停工的態度，可以用“哭窮”的迂回辦法表達——我司前期已經墊付了多少錢進行加工鋼構件，貴司也了解，合同的進度款并不是我司的實際利潤，而是為加工構件所必須的款項，現在這種情況下，我司實在是無力繼續墊付加工款，如果貴司不能讓資金到位，我司只得停工，這是貴我雙方都不愿意看到的……這樣，也同樣不用威脅性的語言，表達同樣的意思。
總之，催款公函的寫作需要符合公函體例，照顧雙方合作關系，保護企業自身利益，措辭嚴謹客觀、客氣周到，才能達到企業公函所希望達到的目的。
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